Vollversammlung 2024

Einladung zur Vollversammlung des Kleingartenverein Willi Braun e.V.

am 25.Mai 2024 um 14:00 Uhr im Vereinsheim

Tagesordnung (TOP)

1. Feststellung der Beschlussfähigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Rechtzeitigkeit der Einladung / Festlegung Versammlungsleiter
2. Zusätze zur Tagesordnung (TOP)
3. Abstimmung über die Tagesordnung (TOP)
4. Wahl eines Protokollführers / Elektronische Aufzeichnung
5. Abstimmung über Protokollführer /Elektronische Aufzeichnung
6. Bericht des Vorstands
7. Finanzbericht 2023
8. Bericht der Kassenprüfung
9. Abstimmung über die Entlastung des Vorstands
10. Änderung der Gebührenordnung
11. Abstimmung über die Gebührenordnung
12. Änderung der Gartenordnung 
13. Abstimmung über die Gartenordnung
14. Finanzplan 2024
15. Abstimmung über den Finanzplan 2024
16. Arbeitsplan 2024
17. Abstimmung über den Arbeitsplan 2024
18. Antrag auf Diskussion über Rechte und Pflichten der Gf und die Möglichkeit der besseren Durchsetzung der Beschlüsse
19. Allgemeine Diskussion
20. Wahl des neuen Schriftführer / Schriftführerin
21. Schlusswort des Vorsitzenden

Vollversammlung 2023

Die von der Vollversammlung beschlossene(n) Änderung(en)  in der Gebührenordnung sind jetzt auch auf der Downloadseite aktualisiert. Zur Erinnerung, für nicht geleistete Aufbaustunden werden künftig 12€ statt der bisherigen 10€ fällig.

Dort finden Sie auch das Protokoll der letzten Vollversammlung zum herunterladen. Wir haben das Protokoll ein wenig an den aktuellen Zeitgeist anpassen müssen, lassen Sie sich überraschen!

Einladung zur Vollversammlung des Kleingartenverein Willi Braun e.V.

am 13.Mai 2023 um 14:00 Uhr im Vereinsheim

Tagesordnung:

1. Feststellung der Beschlussfähigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Rechtzeitigkeit der Einladung / Festlegung Versammlungsleiter
2. Zusätze zur Tagesordnung
3. Abstimmung über die Tagesordnung
4. Wahl eines Protokollführers / Elektronische Aufzeichnung
5. Abstimmung über Protokollführer / Elektronische Aufzeichnung
6. Bericht des Vorstands
7. Finanzbericht 2022
8. Bericht der Kassenprüfung
9. Abstimmung über die Entlastung des Vorstands
10. Änderung der Gebührenordnung
11. Abstimmung über Gebührenordnung
12. Finanzplan 2023
13. Abstimmung über den Finanzplan 2023
14. Arbeitsplan 2023
15. Abstimmung über den Arbeitsplan 2023
16. Wiederholung der Abstimmung über die Satzungsänderungen von 2021
17. Allgemeine Diskussion
18. Wahl der Wahlkommission
19. Wahl eines neuen Kassierers
20. Wahl eines neuen Stellvertreters
21. Wahl einer neuen Revisionskommission
22. Schlusswort des Vorsitzenden

Inhalt von Tagesordnungspunkt 16

Vollversammlung im Mai

Wie jedes Jahr wird auch dieses Jahr wieder eine Mitgliederversammlung stattfinden. Geregelt ist das in § 9 unserer Satzung. Um eine möglichst hohe Beteiligung an der Versammlung zu erreichen, haben wir die Versammlung auf den 13.Mai terminiert.

Unsere Satzung von 2019 sieht vor, dass Vorstand und Revisionskommission alle vier Jahre gewählt werden. Vor zwei Jahren haben wir die beiden Vorsitzenden neu gewählt, so dass in diesem Jahr nur ein Kassierer als Vorstandsmitglied, sowie die Mitglieder der Rechnungsprüfgruppe/Revisionskommission zu wählen sind.

Die Wahlperiode des Kassierers geht zu Ende. Er hat diese Aufgabe 17 Jahre erledigt und stellt sich in diesem Jahr nicht erneut einer Wahl.

Die in der Satzung erwähnten Kommissionen/Beiräte, dies sind die Mitglieder der Energie- und Wasserkommission sowie der Arbeitsorganisator, werden nach Satzung § 10 Pkt. 6e und Pkt. 7 nicht gewählt sondern vom Vorstand berufen.

Olaf Pietrzak, der als Beirat für Ordnung und Sicherheit/Anlagengestaltung die Arbeitseinsätze organisierte, steht nur bis zu Vollversammlung zur Verfügung. Er beendet wie der Kassierer seine aktive Unterstützung für den Verein.

Bei der Nachwahl vor zwei Jahren hat niemand an den in der Satzung gesetzten Wahlzyklus von vier Jahren gedacht. Jetzt ist unser Verein in der Situation, dass wieder alle zwei Jahre gewählt werden muss. Diesen Zyklus könnte man, mit von der Mitgliederversammlung zu beschließen Anpassung, an den alten Rhythmus  anpassen.

Was macht der Kassierer aktuell und Sie eventuell ab Mai 2023 ?

- aus Zählerständen, die zweimal im Jahr erfasst werden können, Haupt- und Abschlagsrechnungen erstellen ( 212 )

- Zahlungserinnerungen ( 23 ), Mahnungen (12 ) sowie Übergaben an Creditreform (11) generieren

- Ratenzahlungsvereinbarungen abschliessen und deren Einhaltung überwachen, Erinnern und Mahnen ( 23 )

- Einzahlungen auf Girokonto überwachen und den Rechnungen zuweisen

- Hauptwasseruhren und Hauptelektrozähler überwachen und zeitnah auf Probleme im Wasser- bzw. Stromnetz reagieren

- Überwachung der Verluste bei Wasser und Energie und die jährliche Anpassung dieser Durchlaufposten

- gleiches für den Bereich Müll- und Grünschnittcontainer, Wegebau, Asbest, Holz- und Bitumenentsorgung

- Erfassung der geleisten Arbeitsleistungen und Arbeitseinsätze für die Jahresrechnung bzw. Auszahlung

- Buchführung / Belege für Girokonto, Handkasse und Kasse der Gerätewarte übersichtlich aufbereiten

- Belege müssen gerichtsfest in Kopie oder als PDF verfügbar sein, Aufbewahrungs- und Archivpflichten sind zu beachten

- Finanzbericht, Finanzplanung für die Vollversammlung aufbereiten sowie Erschließen von Fördermitteln

- Einkauf/Beschaffung von Ausrüstung, Werkzeug und Verbrauchsmaterial

- Für die Arbeit sind Notebook, Software wie Starmoney, Office, Winbankformular und Backupmedien eingesetzt 

Übergeben werden 2,5 laufende Meter an Akten, Datensicherungen auf CD und USB-Stick. Alle Daten für das Vereinskonto seit 2006 sind für Starmoney verfügbar, stehen auch als XLS bereit. Die Daten der Handkasse gleichermaßen.

Die Erstellung der Rechnungen erfolgt derzeit über Excel für die aktuellen Daten und die Serienbrieffunktion von Word

Für die Kandidaten, die die Aufgabe des Kassierers übernehmen wollen, gibt es vor der Vollverammlung, nach aktueller Satzung, eine Bonitätsprüfung. Damit soll sichergestellt werden, dass wir in der Bonität nicht weiter abrutschen. Melden Sie sich bitte vorab...

Was macht der Arbeitsorganisator aktuell und Sie eventuell ab Mai 2023 ?

Unsere Satzung sieht vor, dass ein Beirat für Ordnung und Sicherheit/Anlagengestaltung berufen werden kann.

Seit zwei Jahren macht diesen Job Olaf Piertzak für uns. Wie schon beschrieben ist es keine Wahlfunktion sonder wird vom Vorstand berufen. Natürlich wäre es gut wenn sich jemand findet, der diese Aufgabe übernehmen kann und dies dem Vorstand zu erkennen gibt.

- Erkennen von Gefahrenquellen im Verein und Übergabe an den Vorstand für deren Beseitigung

- Beratung des Vorstands in Fragen von Ordnung und Sicherheit

- Organisation der zentralen und individuellen Arbeitseinsätze sowie die Dokumentation der geleisteten Arbeitstunden

- Organisation der Werterhaltung an Vereinsbauten und Lauben in unverpachteten Gärten

Was macht die Revisionskommission aktuell und Sie eventuell ab Mai 2023 ?

- Prüfung der Unterlagen des Kassierers nach den Regeln des Vereinsrechts

- Bericht über die Ergebnisse der Prüfung in der Vollversammlung

- Erarbeiten von Empfehlungen für die Gebührenordnung zur Sicherung des Vereinsvermögens

- Führen der Inventarlisten und jährliche Bestandskontrolle

- Jährliche Inventur des beweglichen Vereinseigentums und die Erfassung aller Anschaffungen mit einem Wert von mehr als 100€

- die Mitglieder der Revisionskommission sind von Aufbaustunden befreit